Digitale Dokumente erstellen & verschicken

Digitale Dokumente erstellen ist kein Hexenwerk und auch nicht wie früher an einen Computer mit gutem bis sehr gutem Scanner gebunden. Folgend führen wir Ihnen Möglichkeiten auf mit denen Sie Ihre Dokumente, sei es Mietvertrag, Betriebskostenabrechnung oder auch einfach nur eine Tankquittung digitalisieren.

Digitale Dokumente als PDF

Eine gescannte Datei ist das beste digitale Dokument. Neben der Kompatibilität bietet es neben dem Originaldokument die beste Lesbarkeit und hilft dem Empfänger beim Erfassen von Daten. Natürlich benötigt man für diesen Weg einen Computer und einen Scanner, aber das Ergebnis ist wie bereits beschrieben die erste Wahl.

Folgende Einstellungen der Scanqualität haben sich in unserem täglichen Arbeitsalltag als ausreichend herauskristallisiert:

PDF Datei mit 300 dpi Farbe oder Schwarz/Weiß

PDF Dokumente mit dem Smartphone erstellen

Alternativ bieten sich Apps für Ihr Smartphone an. Diese erzeugen aus dem aufgenommenen Bild unterschiedliche Formate und können die Datei an verschiedenen Orten ablegen. Genauere Informationen zum Funktionsumfang und den Kosten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Appstore.

iOS:
  • Scanbot
  • CamScanner Free
  • Genius Scan
  • Scan me
  • Prizmo
Android:
  • Scanbot
  • CamScanner
  • Quick PDF Scanner Free
  • PDF Scanner
  • Document Scanner
Windows Phone:
  • Scan2pdf
  • CamScanner
  • Office Lens
  • Genius Scan

Bitte achten Sie unbedingt darauf die Dokumente aussagekräftig zu benennen, das hilft Ihnen auch bei der Suche nach einem Dokument ungemein.

Digitale Dokumente als Bild

Gleichermaßen bietet es sich an mithilfe des Smartphones oder Tablets Bilder von Dokumenten zu erstellen. Die Qualität der Bilder ist in der Regel sogar besser als die eines gescannten Dokuments, aber die Datei benötigt im Gegensatz zu PDF mehr Speicherplatz. Dennoch bietet das Bild eine gute Möglichkeit ein Dokument digital bereitstellen zu können. Sie sollten allerdings bei der Namensgebung etwas Zeit investieren um schnell und einfach das passende Dokument wieder zu finden. Hierfür geben wir Ihnen den Tipp die Bilddateien zu Sichten und folgendermaßen zu benennen:

  • Mietvertrag  – Seite 1
  • Mietvertrag  – Seite 2
  • Mietvertrag – Seite …
  • Mietvertrag – ….
  • Betriebskostenabrechnung Jahreszahl  – Seite 1
  • Betriebskostenabrechnung 2015 – Seite 2
  • Betriebskostenabrechnung 2015 – Seite…
  • Betriebskostenabrechnung 2015 -…
und so weiter.

Digitale Dokumente erstellen lassen

Wenn Ihnen keine der oben genannten Möglichkeiten zu Verfügung steht, oder Sie diese Arbeit scheuen, dann gibt es eine Alternative. Sie können uns Ihre Dokumente zusenden und wir digitalisieren Ihnen diese mit einem zum Original passenden Namen. Sie erhalten dann Ihre Originaldokumente inklusive einem USB Stick mit den Dateien zurück. Hierfür Senden Sie die Dokumente im Original ein und geben an welches Speichermedium Sie wünschen.

Schmidt`s Hausbetreuung GmbH
digitale Dokumente
Alte Schmelze 21
65201 Wiesbaden